Meine Tipps fürs Zeitmanagement – nicht nur für Freiberufler

Derzeit bin ich ja ein Halbtagsfreiberufler. Die eine Hälfte des Tages arbeite ich in einem Museum und die andere Hälfte des Tages mache ich meinen eigenen Kram. Hierzu gehören Führungen, Führungskonzepte entwickeln, Vorträge vorbereiten, Kreativ sein, Schreiben, bloggen (wobei ich damit kein Geld verdiene) etc. Manchmal ist das alles kein Problem und leicht zu organisieren, manchmal weiß ich nicht was zuerst angehen, weil einfach zu viele Aufträge auf einmal zu bearbeiten sind. Da ich schon seit 2012 freiberuflich tätig bin, in unterschiedlichen Prozentsätzen, habe ich einige Dinge für mich ausprobiert, aber immer mal wieder gucke ich welche neuen Möglichkeiten es gibt und was davon für mich machbar und sinnvoll ist. Da gibt es kein perfektes Rezept, das für alle funktioniert. Dabei lohnt es sich immer neugierig zu bleiben. Methoden, die vielleicht einmal nicht funktionierten, könnten zu einem späteren Zeitpunkt die perfekte Möglichkeit sein fürs Zeitmanagement.

Heute will ich die Methoden vorstellen, die sich für mich bewährt haben bzw. was ich gerade neu entdecke. Die Reihenfolge ist völlig willkürlich und sagt nix über die Wichtigkeit des Punktes aus. Los geht´s!

Feierabend! Arbeitszeiten fest- und Pausen einlegen

Mag seltsam klingen, aber Freiberufler zu sein, heißt nicht, dass man andauernd erreichbar sein muss. Bei den eigenen Arbeitszeiten muss jeder selbst seine besten Zeiten herausfinden. Ich kann nicht direkt, wenn ich aus dem Museum komme, weiterarbeiten, sondern mache erstmal eine Pause. In der Regel fange ich um 15 Uhr wieder an (es sei denn ich habe eine Führung zu einer bestimmten Uhrzeit, da hab ich keinen Einfluss auf die Uhrzeit). Meine Schreibtischzeiten kann ich aber selbst  festlegen und in der Regel arbeite ich von 15 – 18/19 Uhr, je nachdem, was anfällt. Manchmal auch länger, aber um 20 Uhr ist spätestens Schluss. Die eigenen Arbeitszeiten muss man natürlich auch ein bisschen an seinen Biorhythmus anpassen. Wenn ihr Nachtmenschen seid, wird es wohl kaum sinnvoll sein morgens um 5 Uhr aufzustehen und mit der Arbeit anzufangen, ebenso umgekehrt. Wer lieber morgens arbeitet, sollte nicht erst um 22 Uhr an den Schreibtisch wanken, denn dann wird es vermutlich eher nichts mehr mit der Konzentration. Ebenso wichtig ist es, dass man regelmäßig Pausen macht. Die eigene Konzentrationszeit zu kennen, hilft dabei. Ich kann mich ca. 90 Minuten wirklich gut auf eine Sache konzentrieren, dann brauch ich eine Pause und muss etwas anderes anfangen.

 

Atmosphäre anpassen und für Verpflegung sorgen

Für mich ist die Atmosphäre meines Arbeitsplatzes sehr wichtig, nur wenn ich mich dort wohlfühlen kann, kann ich auch gut und konzentriert arbeiten. Dazu gehört, dass der Schreibtisch richtig ausgerichtet ist (ja, kein Witz! Ich zum Beispiel brauche ein Fenster direkt vor mir oder an der Seite, die Türe am besten in Blickrichtung und lieber eine Wand im Rücken, wenn möglich), dass ihr genug Licht habt, eine bequeme Sitzmöglichkeit, die auch eurem Rücken guttut, schließlich sitzt ihr meist recht lang am Schreibtisch. Ihr solltet genügend frische Luft reinlassen und es sollte angenehm warm sein, aber auch nicht zu warm, sonst wird man müde. Ich mache mir immer eine Kanne Tee und stelle sie in Sichtweite auf meinen Schreibtisch, so werde ich daran erinnert regelmäßig was zu trinken. Wer hart arbeitet, muss auch was essen. Also in den Pausen kleine Snacks bereit halten (Nüsse, Obst etc., aber auch mal ein Stück Schoki). Ich persönlich brauche auch Musik zum Arbeiten. Die Stilrichtung ist stimmungsabhängig oder davon abhängig was ich gerade mache. Ob ich zum Beispiel beim Schreiben eine bestimmte Stimmung erzeugen will oder ob ich nur was brauche, was nebenher läuft.

 

Die 1-Minute-Regel

Nachdem wir die äußeren Bedingungen hergestellt haben, jetzt an die praktischen Tipps. Wenn ich loslege mit meiner Arbeit, erledige ich erstmal alle Aufgaben von meiner To-Do-Liste, die nicht länger als 1 Minute benötigen. Blumen gießen, alles für die jeweiligen Aufgaben zurecht legen etc. Dann ist das alles schon erledigt und es geht los.

 

Der „Ausdrucken!“- Ordner auf dem Desktop

Ihr kennt das, man kriegt hier eine Rechnung, muss dort noch einen Text lesen. Wenn ich jedes Mal, wenn ich etwas ausdrucken sollte, zum Drucker renne (mein Drucker steht am anderen Ende des Ateliers, da wir ihn zu zweit nutzen), braucht das Zeit. Daher sammle ich alles, was ich ausdrucken muss, und drucke dann einmal alles aus. In der Zeit, wo der Drucker beschäftigt ist, kann ich eine Pause machen und hinterher alles abarbeiten, was er so ausgespuckt hat.

 

„Montags“- Korb auf dem Schreibtisch

Diese Idee habe ich in einem Video von Jasmin von Tea and Twigs gefunden. Sie benutzt diesen Korb seit kurzem, ich probiere mich gerade noch aus. Die Idee ist ähnlich wie mein „Ausdrucken!“-Ordner auf dem PC. Alles, was nicht sofort gemacht werden muss, landet in einem Korb/einer Ablage auf dem Schreibtisch. Einmal in der Woche nimmt man sich den vor und arbeitet ihn ab. Dann werden Rechnungen überwiesen und abgeheftet, und alles bearbeitet was sich in diesem Korb befindet. Ehrlich gesagt, steht er im Moment grad auf meinem Schreibtisch und dient als Ablage für alles. Aber grundsätzlich ist es ein gutes Hilfsmittel und ich möchte ihn gern regelmäßiger benutzen.

 

To-Do-Listen und ihre Priorisierung 

Ich LIEBE To-do-Listen! Sie helfen mir nix zu vergessen und irgendwie alles zu organisieren. Ihr könnt entweder eine Liste machen und die darauf stehenden Punkte der Reihe nach abarbeiten, sie nach Tagen sortieren oder durch Farben oder ein „ABC“-System priorisieren. Ich habe mir in meinem Kalender für jede meiner größeren Arbeitsbereiche eine To-Do-Liste angelegt, auf der die jeweiligen Aufgaben zu finden sind. Die wichtigen und nicht so wichtigen einfach bunt gewürfelt. Meist dienen diese Listen für mich als Braindump, um alle Ideen zu sammeln… Ich übertrage die wichtigen Aufgabenpunkte dann in meine Wochenübersicht im Kalender in die Woche, wo sie eben erledigt werden müssen.

 

Timer für Aufgaben und Social Media

Mal ehrlich: es gibt Aufgaben, die machen wir super gern und sie sind schnell erledigt. Die anderen, fiesen, die man nicht gern macht und vor sich herschiebt, müssen aber auch erledigt werden. Dabei ist es doch viel interessanter mal kurz bei den Social Media-Kanälen vorbeizulinsen, entweder den eigenen oder denen der anderen. Besonders für Blogger ist das natürlich auch Teil des Business. Aber man kann sich dort auch schnell verlieren. Während ich diesen Artikel schreibe, weiß ich, dass ich noch eine wichtige Aufgabe erledigen muss. Mein Trick? Ich stelle mir auf dem Handy einen Timer. Jetzt weiß ich, dass ich für diese Aufgabe so und so viel Zeit habe, konzentriert arbeiten muss und dann die nächste Aufgabe in Angriff nehmen kann. Auch beim Surfen in den Social Media – Kanälen kann man sich diesen Timer stellen, der einen dann daran erinnert, dass es gleich nach dem Klingeln wieder an die nächste Aufgabe geht. Funktioniert bei mir ganz gut, man darf aber halt nicht die Snooze-Funktion verwenden, sonst ist diese Methode völlig für die Katz.

 

Mailzeiten festlegen

Ein ähnlicher Punkt wie der Timer. Wir sind heute ständig erreichbar, mehrmals am Tag ploppt die Meldung auf, dass man eine Email oder sonstige Nachricht bekommen hat. Ich stelle an meinem Handy das Internet aus, wenn ich arbeite. Etwas nervig für Leute, die mich per WhatsApp erreichen wollen, aber mich lenkt dann das Handy nicht ab. Ähnlich mache ich es auch auf dem PC. Ich nutze Thunderbird, da ich mehrere Email-Adressen für verschiedene Tätigkeiten habe. Da plingt es schon öfters mal. Daher stelle ich Thunderbird aus, wenn ich an etwas konzentriert arbeiten muss. Nach 90 Minuten stelle ich es an, nehme mir eine bestimmte Zeit und kontrolliere Mails und entscheide dann, ob ich sofort antworten muss, ob es sich nur um Werbung handelt etc. So wirft mich das Pling nicht dauernd aus meiner Konzentration. Und in der Regel ist keine Mail so wichtig, dass sie sofort beantwortet oder bearbeitet werden muss. Mails, die nicht sofort bearbeitet werden müssen, markiere ich als „ungelesen“, sodass ich sie nicht vergesse zu beantworten.

 

Mein Kalender

Viele arbeiten ja mit ihren Handys oder sonstigen elektronischen Kalendern. Ja, die können sehr praktisch sein, da man ja meist auch noch eine Erinnerungsfunktion einbinden kann. Aber ich bin da altmodisch, die Infos müssen durch meine Hand gehen. Ich muss Termine und Aufgaben aufschreiben. Seit Anfang des Jahres habe ich mit einigen Terminkalendervarianten gearbeitet und bin schließlich bei einer Version hängen geblieben, die ich schon früher nutzte, dann aber zugunsten anderer Kalenderstrukturen aufgegeben habe. Über meine Kalender habe ich hier, hier und hier schon mal berichtet. Das hat auch immer gut funktioniert, doch seit Anfang des Jahres war der Wurm drin, es hat nix mehr geklappt und ich hab dreimal den Kalender gewechselt bis ich schließlich bei einer Art des Bullet Journaling hängen geblieben bin. Das habe ich so ähnlich bereits 2014 benutzt, als noch kein Mensch wusste, dass es dafür einen Namen gab. Ich habe mir ein Notizbuch gekauft und meinen Kalender selbst aufgesetzt. Es wird dazu noch einen eigenen Beitrag geben. Ich schreibe mir in meinen Kalender alles auf, damit ich ja nix vergesse. Das mag für den einen oder anderen übertrieben wirken, aber so habe ich das Gefühl, dass ich alles unter Kontrolle habe (und ja, ich bin ein Kontrollfreak). Ich persönlich finde einen Kalender – egal ob digital oder analog – sehr wichtig für Freiberufler, und ich könnte nicht ohne arbeiten

 

Ich hoffe, es war für euch der eine oder andere Tipp dabei. Mit welchen arbeitet ihr? Habt ihr noch den super Zeitmanagement- bzw. Organisationstipp?



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